Р. България

МВР

 

Вътрешни правила за приемане и издаване на електронни документи в Министерството на вътрешните работи, подписани с универсален електронен подпис

 

Раздел I.
Общи положения

1. Тези Вътрешни правила определят реда за приемането, издаването и съхраняването на официални електронни документи, подписани с универсален електронен подпис (УЕП) в Министерството на вътрешните работи.
2. Официални електронни документи, по смисъла на тези правила са входящите и изходящи електронни документи, които са подписани с универсален електронен подпис. Официални електронни документи са и входящи документи, признати за такива по силата на влязъл в сила международен акт, по който Р България е страна или са подписани с електронен подпис, удостоверението на който е признато за равностойно на удостоверение, издадено от български доставчик.
3. Тези правила не се прилагат при работата с електронни документи, които съдържат класифицирана информация по смисъла на Закона за защита на класифицираната информация.
4. Право да извършват електронни изявления, от името на Министерството на вътрешните работи и да ги подписват като официални електронни документи имат:
   4.1. министърът на вътрешните работи;
   4.2. заместник-министрите в рамките да делегираните им правомощия;
   4.3. главният секретар;
   4.4. директорът на дирекция “Координация и информационно аналитична дейност”;
   4.5. други служители определени със заповед на министъра на вътрешните работи;
5. Лицата по т.4. са автори на електронни изявления, а титуляр е Министерството на вътрешните работи.
6. Право да извършват изявления в електронна форма от името на министъра на вътрешните работи и да ги подписват имат заместник-министрите, в рамките на делегираните им от министъра правомощия и определените им функции, или главният секретар. В тези случаи те са автори на електронните изявления, а титуляр е министърът на вътрешните работи.
7. Право да получават елeктронно подписани документи имат:
   7.1. министърът на вътрешните работи;
   7.2. заместник-министрите в рамките да делегираните им правомощия;
   7.3. главният секретар;
   7.4. директорът на дирекция “Координация и информационно аналитична дейност”;
   7.5. други служители определени със заповед на министъра на вътрешните работи;

Раздел II
Приемане на официални електронни документи, подписани с УЕП

8. Министерството на вътрешните работи регистрира следните видове официални входящи електронни документи от граждани и юридически лица:
8.1. Тип “Служебна кореспонденция”: Писмо; Доклад; Обзор; Бюлетин; Проект; План за действие; Докладна записка; Служебна бележка; Становище; Наредба; Правилник; Инструкция; Споразумение; Договор; Анекси към договори;
8.2. По Закона за предложенията, сигналите, жалбите и молбите: Жалба; Молба; Сигнал; Предложение; Писма по подавани жалби и молби.
8.3. Документи подавани по реда на Закона за достъп до обществена информация.
9. Министерството на вътрешните работи приема официални електронни документи, изпратени чрез:
   9.1. електронна поща съгласно стандарта: SMTP, (описан в RFC 821);
   9.2. електронни носители: дискета (1.44МВ FDD), форматирана с файлова система FAT16 или FAT32 или CD (R, R/W), със стандартна файлова система ISO 9660.
10. Адресите, на които МВР получава официални електронни документи:
   10.1. адрес на официална електронна поща: [email protected]
   10.2. пощенски адрес, на който се изпращат преносими електронни носители със записани електронни документи, адресирани до Министерството на вътрешните работи: София 1000, ул.”6-ти Септември” 29.
11. Всички официални входящи електронни документи, за да бъдат приети, следва да съдържат освен стандартните за хартиените носители на документи реквизити и следните задължителни реквизити:
   11.1. “ЖЕЛАНИЕ ЗА ЕЛЕКТРОННА КОРЕСПОНДЕНЦИЯ”, със следния текст: “Съгласен съм/не съм съгласен да получавам електронни изявления от МВР”.
Когато подателят е заявил съгласието си да получава електронни изявления от МВР и предпочита това да става на адрес, различен от посочения в сертификата на електронния му подпис или ако електронните подписи в документа са повече от един, задължително се вписва актуален електронен адрес за кореспонденция с МВР;
В случай на заявено несъгласие за получаване на електронни изявления от МВР, подателят задължително посочва валиден пощенски адрес за кореспонденция с МВР.
   11.2. “ПОТВЪРЖДЕНИЕ НА ПОЛУЧАВАНЕТО” по смисъла на чл.10 от Закона за електронния документ и електронния подпис (ЗЕДЕП) със следния текст:
”Желая/не желая потвърждаване на получаването на изпратеното до МВР електронно изявление”.
В случай, че подателят е заявил желанието си да получава потвърждение от МВР и предпочита това да става на адрес, различен от посочения в сертификата на електронния му подпис или ако електронните подписи в документа са повече от един, задължително се посочва актуален електронен адрес за потвърждаване на получаването.
   11.3. При потвърждаване на получаването, МВР изпраща на посочения адрес:
      11.3.1. Информация, съдържаща регистрационен номер и дата на регистрирането на полученото изявление, ако документът е валиден;
      11.3.2. Полученото изявление и информация за отказ от регистрация, ако документът е невалиден.
В случай, че подателят е заявил съгласието си да получава елекронни изявления от МВР и/или желанието си да получава потвърждение от МВР и НЕ Е посочил изричен електронен адрес за връзка, за такъв ще се смята посочения в удостоверението за електронен подпис електронен адрес.
   11.4. “СЪГЛАСИЕ И ИНФОРМИРАНОСТ ЗА ОБРАБОТВАНЕ НА ЛИЧНИТЕ ДАННИ”, със следния текст:
”Съгласен съм в МВР да бъдат обработвани личните ми данни за осъществяване на законово регламентираните функции на МВР”.
   11.5. “ИЗЯВЛЕНИЕ НА ПОДАТЕЛЯ”.
Текст, на електронното изявление.
12. Валидни официални електронни документи са тези документи, които отговарят на следните условия:
   12.1. подписани са с валиден универсален електронен подпис;
   12.2. файлът с електронните документи не съдържа вируси, изпълним програмен код или самостартиращи се макроси;
   12.3.  съдържат посочените в т.11 реквизити;
   12.4.  могат да бъдат прочетени и отпечатани с продуктите на Microsoft Office и Adobe Acrobat Reader.

Раздел III.
Обработка на официални електронни документи, подписани с УЕП

13. Входящи официални електронни документи, приети при условията на т.12, вътрешни и изходящи официални електронни документи, подписани с УЕП, подлежат на деловодна регистрация.
14. Регистрирането на официални електронни документи се извършва в съответствие с изискванията на Инструкцията за организация на деловодната дейност в МВР.
15. След регистриране на получен в МВР входящ официален електронен документ, подписани с УЕП , се изготвя и изпраща потвърждение до подателя.
   15.1. Потвърждението съдържа данни за входящия регистрационен номер и дата на регистриране на получения електронен документ.
   15.2. Потвърждение не се изпраща, ако подателят изрично е указал, че не желае потвърждаване на получаването.
16. В случаите на получаване на невалиден електронен документ, на адресата се връща съобщение за отказ от приемане.

Раздел IV.
Издаване на електронни документи, подписани с УЕП

17. Документите, които се подготвят за подписване с УЕП, могат да бъдат от обикновен или съставен тип(“електронна пратка”):
   17.1. Документите от обикновен тип съдържат регистрационния номер, получен в съответствие с изискванията на т.13;
   17.2. Документите тип “електронна пратка” съдържат един обикновен документ и различен брой приложения.
18. Министерството на вътрешните работи изготвя документи за изпращане, които могат да бъдат прочетени и отпечатани с продуктите на Microsoft Office и Adobe Acrobat Reader.

Раздел V.
Текущо и архивно съхранение на електронни документи, подписани с УЕП

19. Подписаните с УЕП електронни документи, заедно с приложенията към тях, се съхраняват в съответствие с действащата нормативна база в МВР.
20. Необходимите програмни и технически средства за възпроизвеждане на съдържанието и проверка валидността на документа се осигурява в съответствие с действащата нормативна база в МВР.
21. Електронните документи, подписани с УЕП, се съхраняват в сроковете и по правилата, определени в МВР  за съхранение на документите от същия вид, създадени на хартиен носител.
22. Електронните документи, подписани с УЕП, се унищожават след изтичане на срока по т.21 по правилата, определени за документи от същия вид в МВР, създадени на хартиен носител.

                                                     МИНИСТЪР:
                                                                      (Г. Петканов)